Dikkat Dağınıklığı ve Odaklanma Sorunu

İnternette gözüme çarpan “Dikkat dağınıklığı: Bu makaleyi bitiremeyecek olmanızın sebepleri burada” başlıklı yazıyı okuyunca (Rachel Emma Silverman, "Distractions: Here's Why You Won't Finish This Article", WSJ, 11.12.2012), uzun zamandır kafama takılıp, beni rahatsız eden bir konu tekrar gündemime oturdu: iş yerinde çalışırken, evde bir kitap okurken, hatta televizyonda bir film seyrederken içsel ya da dışşal bir dürtüyle dikkatimin bir anda dağılması, konudan kopmam ve geri dönüşün zaman alması. Bu yazıyı okuyup, biraz da araştırma yaptığımda, aslında sorunun sadece beni ilgilendirmediğini, günlük hayatta pek çok insanın da aynı derdi çektiğini, hatta bilim insanlarının incelemelerine konu olduğunu gördüm.

İş yaparken insanların dikkatlerinin dağılmasına sebep olan faktörler çeşitli araştırmalara konu olmuş. Birer teknoloji ürünü olarak; cep telefonları, internet, emailler ve sosyal medya dikkat ve konsantrasyon dağınıklığı oluşturmada önde gelen sebepler olarak sayılmış. Buna kuşkusuz televizyonu da eklemek mümkün.   Dağınıklık ve düzensizlik, aynı anda birden fazla iş yapma gayreti, mikro yönetim tarzı, gerekenden sıkı işyeri politikaları, toplantılar, karar yorgunluğu teknolojiye eklenecek diğer unsurlar. Bu faktörleri ve alabileceğimiz önlemleri tek tek ele alalım:

 

a)  Cep telefonları: Teknolojinin bir nimeti olarak cep telefonları günlük hayatımızın ayrılmaz parçası oldular. Sadece konuşmak için değil; mesajlaşmak, sosyal medyayı takip etmek, gazete, dergi ve kitap okumak, hava durumunu takip etmek, bilinmeyen bir yabancı kelimenin anlamına bakmak, alışveriş gibi çok geniş bir sahada cep telefonlarını kullanıyoruz. İş yaparken telefonun çalması, mesaj gelmesi, hatırlatıcının uyarması dikkatimizi dağıtıyor. Daha da kötüsü, çok farklı konular için bir cihazı kullanmak, bir noktadan sonra bağımlılık yaratıyor ve ortada somut bir sebep olmasa da açıp bakmak istem dışı bir hareket haline geliyor. 

Bu kadar bağlandığımız bir cihazdan kolayca kurtulmak zor. İstemsiz hareketleri engellemek için sadece belli saatlerle (örneğin 10.00, 12.00, 14.00 vb.) kendimizi sınırlayabiliriz. Dikkatimizi bölmeden, konsantre olmuş şekilde bir işi yapmak istediğimizde, eğer işimiz de imkân veriyorsa, telefonu uçak moduna almak, rahatsız etme konumuna getirmek, bildirimleri kapatmak, cihazı bir başka odaya bırakmak da çözüm olabilir.

b)  İnternet: Günlük haberlere kısaca göz atmak, belli bir konuyu araştırmak gibi masum sebeplerle açtığınız tarayıcı ekranı, farkında olmadan sizi hedefinizin çok uzağındaki yerlere götürüp, dakikalarınızı ve hatta saatlerinizi ekran başında geçirmenize sebep olabilir, başladığınız işi yarıda bırakabilir. Bakılacak konu ne ise onunla sınırlı kalma disiplinini kazanmak, tarayıcıda sörfü dinlenmek için ayrılan zamanlara bırakmak uçsuz bucaksız internet aleminin tuzağından sakınmanın yolu olabilir. 

 

c)   Emailler: Kurumsal bir şirkette, yönetici pozisyonundaki bir kişiye günde ortalama 200 ila 400 adet arasında email geliyor. Emailler haberleşmemizi hızlandırıp, kolaylaştırdı, ama gereksiz mesaj sayısını da arttırdı. Sık sık gelen kutusunu kontrol etmek, mesaj bildirisinin sesini duymak günlük iş akışımızı bozuyor ve dikkatimizi dağıtıyor. Uyarı sesini kapatmak, gelen kutusuna düzenli aralıklarla bakma alışkanlığını edinmek, kesintisiz çalışmaya imkân sağlayacak önlemler arasında yer alıyor. 

 

d)    Sosyal medya: Facebook, Twitter, Instagram ve benzeri sosyal medya uygulamalarını gün içinde cep telefonu, bilgisayar, laptop, tablet gibi cihazlar üzerinden açıp, dakikalar harcamak pek çok insanda rutin olmuş gözüküyor. Bu uygulamaları hayatımızdan çıkarıp atmak güç olsa da kullanımlarını belli saatlerle sınırlamak dikkat dağılması ve konsantrasyon kaybının önlenmesinin bir çaresi olabilir.  

 

e)  Televizyon: İşiniz özellikle para piyasalarıyla ilgili ise günlük hareketleri takip etmek için çalışma ortamında televizyon bulundurmak alışkanlık halini alabiliyor. Ancak o cihazın sizi her an işinizden alıp başka bir yere götürebileceğini de akıldan çıkartmamak gerekiyor.  Bu sebeple, rahat ve sakin bir ortamda çalışmak isteniyorsa en kolay yol televizyonu açmamak.

 

f)   Dağınıklık-düzensizlik: Belli ölçüde düzensizliğin yaratıcılığa olumlu etkisinin olduğu söylenir. Ama “her şeyin her yerde” olduğu, karmaşık bir masa ve çalışma odası işe odaklanmanızı, odaklansanız da bunu korumanızı engelleyecektir. Çalışma ortamını temiz ve düzenli tutmak, gereksiz evrakı masadan uzaklaştırıp, dosyalamak ya da o işten sorumlu kişiye vermek, en azından belli aralıklarla, örneğin her cuma akşam üstü masadaki gereksiz evrakı elemek hem konsantrasyon kaybını önleyecek hem de sağlayacağı ferahlık ile motivasyonu artıracaktır.

Kâğıt ve fiziki dosyalardan kurtulmanın bir diğer yolu ise elektronik depolama. Elektronik doküman yönetim uygulamaları, her bir evrakın fiziki kopyasının tutulmasını, gözümüze takılarak dikkatimizi dağıtmasını önleyecektir.

 

g)  Aynı anda birkaç işi bir arada yapmak: Aynı anda birkaç işi bir arada yapmaya çalışmak ne bize zaman kazandırır ne de verimlidir. Bir konudan diğerine geçmenin maliyeti yavaşlamadır. Ayrıca hataları artırır, stres seviyesini yükseltir, yaratıcı düşünme gücünü olumsuz etkileyebilir, tekrar riskine sebep olur. Her farklı işe belli zaman aralıkları ayırmak, odaklanma imkanını artırıp, dikkat dağınıklığını engelleyecektir. 

 

h)  Mikro yönetim: İngilizcede “helikopter patron” diye bir kavram var. Yanında çalışanlara sürekli müdahale eden, işine karışan, akıl veren, nefes aldırmayan yönetici tipi için kullanılıyor. Bu insanlar yanlarında çalışanları yalnız, kendi başlarına bırakmanın verdiği endişeyi sürekli müdahale ile aşmaya çalışıyorlar. Böyle olunca da hem kendilerinin hem de çalışanların iş akışı kesilmiş, dikkatleri dağılmış oluyor. 

Mikro yönetim ise çalışanların iş sürecine en küçük detayda bile karışmaya dayalı yönetim tarzı olarak tanımlanıyor. Dolayısı ile helikopter patronlar mikro yönetimi tercih ederler, dersek hatalı bir şey söylememiş oluyoruz. 

Oysa çalışanlar işyerinde kendilerini bağımsız hissettiklerinde daha fazla motive oluyorlar, işlerini kesintisiz bir biçimde yapıyorlar. Çünkü bağımsız olduğunu hisseden kişi kendi tercihlerinin olduğunu, kendi iradesi ile hareket ettiğini, kendi yaptıklarının sebebinin de bizzat kendisi olduğunu düşünüyor. Bir anlamda çalışana bağımsızlık tanıyan yönetim tarzı, mikro yönetimin antitezi haline geliyor. Yöneticinin odaklanması gereken konu da çalışanların işlerini değil, çalışanları yönetmek oluyor. Kuşkusuz burada söylenen, çalışanların başıboş bırakılması anlamına da gelmemeli. Hedeflerin ve stratejinin belirlenip onlara iletilmesi, yönlendirilmeleri ve gerçekleşme sonuçlarından da sorumlu tutulmaları önem taşıyor.

 

i) Gerekenden sıkı işyeri politikaları: Bir kurumun başarılı şekilde yönetiminde ve hedeflere ulaşmasında prensiplere bağlılık kuşkusuz önemlidir. Ancak, büyük bir şehirde yaşamanın her türlü ağırlığını üzerinde taşıyan çalışanlara aşırı sıkı işyeri politikaları ile ilave stres yüklemek hem işe yorgun başlanmasına hem de gün içinde konsantrasyon kaybı ve dikkat dağınıklığına sebep olacaktır. Örneğin mesai saatlerinde saplantı düzeyinde “dakiklik” talebi buna örnek verilebilir. Oysa çalışanlara yönelik daha güçlü ve etkileyici mesaj “dakiklik önemlidir, ancak performans daha önemlidir” olabilir. 

 

j)  Toplantılar: 2020 CEO’lar Zirvesinde Tesla CEO’su Elon Musk tavsiyede bulunuyor: Toplantı odalarında sunumlarla daha az zaman harcayıp, artan zamanı ürün ve hizmetlerinizi geliştirmekte kullanın. 

Toplantıların önemli bir kısmı verimsiz ve zaman öldürücü dikkat dağıtıcılar olarak görülüyor. Hem hazırlık stresi normal iş akışında dikkati dağıtıyor, hem de toplantının kendisi iş akışını kesiyor. 

Toplantı düzenlenmesine karar vermeden önce, gerçekten gerekli olup olmadığını düşünmek, eğer zorunlu ise sadece kritik katılımcıları çağırmak, gündemi somut olarak belirlemek, süreyi baştan sınırlamak, toplantı sonuçlarının ve alınan kararların takibini sağlamak, toplantıların verimli kılınmasında alınacak önlemler olarak sayılabilir.  

 

k)   Karar Yorgunluğu: Karar alma faaliyetinin insan vücuduna biyolojik maliyeti zihinsel yorgunluktur. Zihinsel yorgunluk da dikkati bir konu üzerine toplamanın, toplamış iseniz korumanın düşmanıdır. 

Yetki devri yoluyla karar alma yükünü hafifletmek, zaman yönetimi yoluyla maliyeti yaymak, dinlenmeye zaman ayırarak yorgunluğu atmak dikkat kaybı, odaklanamama riskini azaltabilecektir. 

Bugün 23 Nisan. Bütün çocuklarımızın ve hepimizin Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramını kutluyorum. Bu güzel ülkenin kurtarıcısı, Cumhuriyetimizin kurucusu Gazi Mustafa Kemal Atatürk'ü rahmet ve minnetle anıyorum. O'nun çocuklar hakkındaki güzel sözleriyle yazımı bitiriyorum: "Küçük hanımlar, küçük beyler! Sizler hepiniz geleceğin bir gülü, yıldızı ve ikbal ışığısınız. Memleketi asıl ışığa boğacak olan sizsiniz. Kendinizin ne kadar önemli, değerli olduğunuzu düşünerek ona göre çalışınız. Sizlerden çok şey bekliyoruz."